Altijd blijven lachen

Dit is een blog voor de échte geïnteresseerden, het is nogal een lang verhaal…..

In juni van dit jaar had Orga Nice haar eerste masterclass Event Management georganiseerd. Dit was zo populair, dat er was besloten dit in november nog eens over te doen. Voor ik begon met werken bij Orga Nice hadden zich al 20 deelnemers opgegeven. Echter was er nog geen exacte datum en tijd bevestigd door de docent uit Trinidad & Tobago. Aangezien dit een essentieel deel van de masterclass is werd het sturen van de facturen uitgesteld tot het moment waarop dit wel vast stond. We hoefden ons geen zorgen te maken over het animo, want de vorige keer zat de training binnen no time vol en nog voor de eerste masterclass begon was de tweede editie ook al volgeboekt. De organisatie voor deze tweede masterclass mocht ik op mij gaan nemen. De eerste stappen gingen moeizaam. De bedrijven waar ik afspraken mee moest maken waren lastig te bereiken en alles behalve behulpzaam, maar een week voor de training zou beginnen was alles zo goed als geregeld. Het was nu slechts een kwestie van de deelnemers op de hoogte brengen en wachten tot het 8 november zou worden.

De 20 deelnemers ontvingen een mail waarin de datum en tijden stonden aangegeven. Ik spreek nu over 1 november, een week voor het feest zou beginnen. De ene na de andere ‘deelnemer’ gaf aan deze data andere afspraken te hebben gemaakt en niet aanwezig te kunnen zijn. We zagen het aantal zakken van 20, naar 15, naar 10 tot we op het diepte punt nog maar 7 deelnemers over hadden. Enigszins in de stress meldde ik Claire dat wanneer we het evenement door zouden laten gaan voor 7 deelnemers het in de rode cijfers zou gaan lopen. We besloten actie te ondernemen. Een post op Facebook, een advertentie in De Ware Tijd en een interview op de Surinaamse televisie brachten 5 extra deelnemers op. Een aantal dagen voor het evenement zou plaatsvinden moest ik een groot deel van de afspraken die ik gemaakt had met het verhuurbedrijf voor de tafels, de bakkerij voor de hapjes, het transportbedrijf voor de bus die ons naar de lunch locaties zou rijden, de restaurants voor de lunch en andere betrokkenen wijzigingen of zelfs annuleren. Vaak werd me dit niet in dank afgenomen. Ik besloot de fotograaf en de hostess af te bellen. Dit kon ik wel allemaal alleen af voor 12 deelnemers, en daarbij moest ik toch iets doen om te zorgen dat we geen verlies zouden draaien op deze masterclass. Waarom moet ik me toch zo verantwoordelijk voelen…?

De dagen voor de masterclass zou beginnen heb ik lange dagen gemaakt om alles zo goed mogelijk te kunnen regelen, inkopen te doen en het draaiboek aan te passen. De bakker had me inmiddels al elke dag van de week binnen zien komen lopen voor een verandering in de bestellen. “Mevrouw Britt, gaat u nu weeeeer een wijziging doorgeven?!” Was een zin die ik veel gehoord heb die week.

8 november was het D-Day. Om 7 uur ging de wekker en begon ik met het checken van m’n mails. Zoals het de afgelopen dagen elke ochtend ging zaten er weer zo’n 10 nieuwe mails in m’n Orga Nice inbox. Er had zich nog een deelnemer aangemeld. Dit was mooi! Extra inkomsten! En ik had toch voor de zekerheid rekening gehouden met 1 extra persoon. De volgende mail gaf me hetzelfde nieuws, nog een deelnemer. Ik begon nu toch wel aardig in de stress te raken. Iets later ging m’n Orga Nice mobiel. “Orga Nice met Britt” Ik zag Ezra lachen vanuit m’n ooghoek. Hij vindt het grappig als ik de telefoon zo opneem. Een van de deelnemers belde om te laten weten dat zijn collega ook mee wilde doen. Een fractie van een seconde ging er door m’n hoofd dat ik de beste man moest teleurstellen. Ik wilde niet dat dit ten koste zou gaan van de kwaliteit van het evenement, maar gelijk daarna gaf ik mezelf een trap onder m’n kont. “Dan maar een stapje harder lopen dit weekend Britt, en weeeer alle bedrijven bellen voor de extra deelnemers.”

Zoals afgesproken stapte ik om 10 uur de bakkerij binnen. “Mevrouw Britt, de kaas broodjes zijn vanochtend niet geleverd, we hebben er dus maar pasteitjes voor in de plaats gedaan.” Voor de vegetariërs had ik kaasbroodjes besteld, mijn eerste vraag was dan ook wat er in de pasteitjes zat. Er zat kip in. Het enige vegetarische dat ze kon aanbieden was een Berliner Bol…

Na deze tegenslag reed ik door naar de copyshop. Vandaag pas kon ik het lesboek ophalen dat 16 keer (alsof ik de extra deelnemers zag aankomen) uitgeprint en ingebonden was. Daar aangekomen kreeg ik een boekje waar welgeteld 10 blaadjes in zaten. Dit kon nooit kloppen! En inderdaad, de dame achter de balie had maar 5 bijlages in mijn mail gevonden welke ze had uitgeprint. De andere 7 bijlages had ze over het hoofd gezien… Ik dacht aan hertjes in de wei, ademde diep in en uit, liet het alsnog fixen en reed door naar kantoor waar de masterclass zou plaatsvinden.

Vanaf half 4 kwamen de deelnemers langzaam binnen druppelen. 4 uur begon Dr. Burke met haar eerste presentatie. Toen ik eenmaal zat kakte ik in. Na alle stress en het rennen en vliegen de afgelopen dagen kon ik wel een dutje doen... Deze eerste dag was (gelukkig) eerder afgelopen dan gepland. Om 8 uur had ik iedereen de deur uitgewerkt. Als een tornado raasde ik door de ruimte. Opruimen, glazen afwassen en de spullen voor de volgende dag klaarzetten. Om 9 uur reed ik ‘onze’ loods binnen. Ezra zat hier al op me te wachten met een Parbo en een reep chocolade. Na een heerlijke massage viel ik als een blok in slaap.

Zaterdagochtend werd ik vol energie wakker. Ik had er zin in! Na alles wat er de afgelopen dagen mis was gegaan kon het nu alleen nog maar beter worden. Terwijl ik naar m’n werk reed speelde ik m’n hoofd vast de komende dag af. Wat moest er nog gedaan worden en wat moest ik niet vergeten? Eenmaal in de stad besefte ik me dat ik iets te ver in gedachten was verzonken. DE BROODJES?! SHIT! Ik had nog een bestelling geplaatst bij een broodjeszaak vlak bij ons huis. Hier moest ik het ontbijt voor de groep ophalen. Gelukkig was ik ruim op tijd vertrokken dus kon ik nog makkelijk terug rijden en de typische witte Surinaamse puntjes met verschillende lekkernijen ophalen. De ochtend verliep rustig. Om 1 uur zouden we worden opgehaald door de bus die ons naar Chi Min zou brengen, waar een Chinese lunch voor ons klaar zou staan. In de bus belde ik het restaurant om te laten weten dat we onderweg waren, en we met 1 persoon minder zouden zijn. “Mevrouw Britt, het begint nu wel erg irritant te worden. U geeft wel erg vaak een wijziging door.” Als het om een lunch voor mijzelf zou gaan had ik op dat moment gezegd dat ze de gefrituurde hond en andere Chinese delicatessen op een plek mocht stoppen waar het heel donker is, maar ik had 14 hongerige studenten in de bus, dus bleef kalm en bood mijn excuses aan.
Binnen een uur had iedereen zijn bordje met ondefinieerbare kots naar binnen gewerkt en liepen we naar buiten om weer in de bus richting de Letitia Vriesdelaan te stappen. Ik keek links, ik keek rechts, maar geen bus! Met klotsende oksels pakte ik m’n mobiel en belde het transportbedrijf op. De man aan de andere kant van de telefoon begon vrij snel tegen me te schreeuwen dat het dom was dat ik geen tijd had doorgegeven aan de buschauffeur. Ik deed m’n best niet in paniek te raken. Dom? We hadden via de mail afgesproken dat de bus zou wachten tot wij uitgegeten waren. In Nederland is dit toch ook gebruikelijk? Nadat ik de onvriendelijke meneer vroeg hoe laat de bus er dan kon zijn en hij door de telefoon schreeuwde dat dat nog wel even kon duren werd de verbinding verbroken. M’n beltegoed was op! OOK DAT NOG….

Zondag was de laatste dag van de masterclass. Vroeg in de ochtend (of ochond zoals Ezra het uitspreekt) kon ik de laatste certificaten ophalen bij de 24/7 copyshop. Alle certificaten waren al geprint, maar bij de registratie vrijdag bleek dat een aantal namen anders waren dan was aangegeven. Voor deze mensen had ik een nieuw certificaat laten afdrukken (dacht ik). Aangekomen bij de copyshop zondagmorgen keek de dame achter de balie me glazig aan. Ze wist niets van de certificaten. De mail kon ze niet terugvinden, want haar internet lag er uit, en niemand kon zich het belletje dat ik gisteren voor de zekerheid nog had gepleegd herinneren. Lekker dan! De enige optie was om het op een USB stick te zetten en aan de dame te overhandigen. Uiteraard lag m’n USB stick op een plek waar ik op dat moment niet bij kon. De leuke mevrouw had ook geen USB die ze aan me kon uitlenen, ze verkocht ze echter wel! Ik zag geen andere optie, kocht de goedkoopste stick, pleurde de certificaten er op en liet het printen. Toen ik de winkel uit liep wenste de dame me nog een gezegende zondag, denk je alles gehad te hebben….

Aangekomen op kantoor smeet ik de broodjes in de magnetron en zette ik de waterkoker aan. Toen ik 10 minuten later concludeerde dat de broodjes en het water nog koud waren hoopte ik nog dat ik zelf de knopjes niet goed had ingedrukt. Helaas, de koelkast deed het inmiddels ook niet meer. De stroom in de keuken was uitgevallen. Ik bedacht me geen seconde, tilde de magnetron uit de kast en zette hem in het kantoor neer. Die broodjes moesten binnen nu en 10 minuten warm zijn! Ook hier viel na een paar seconden de stroom uit. Enigszins in paniek belde ik Ezra. “Waarom moet ALLES mis gaan deze week?!” De lieve schat lag nog te slapen. Hoewel hij me probeerde gerust te stellen had hij natuurlijk ook geen oplossing voor me. Iets met een stoppenkast, maar hier begreep ik geen donder van. Waar staat die stoppenkast?! Poging twee, de elektricien, had meer succes. Knopje hier en daar, omhoog en naar beneden en weer terug, en de stroom deed het weer. Ik deed een korte overwinningsdans en ging weer verder met waar ik gebleven was. Nog geen 5 minuten later kwamen de eerste deelnemers. Niemand had iets gemerkt!

Om 1 uur stond de bus weer op ons te wachten. Vandaag gingen we naar een andere lunch locatie. Hier had ik twee vegetarische gerechten geregeld, de rest kreeg Moksi Alesi met kip (dit is een gemixed (moksi) gerecht waar van alles door kan zitten). Bij aankomst stond er voor iedereen al een drankje klaar. Goed geregeld, dacht ik toen nog. Toen we een half uur zaten te wachten begon de groep onrustig te worden. Ik ging dus maar kijken waar het eten bleef. De dame die ons bediende was ineens getransformeerd tot chef kok en schepte de gemixte rijst op de borden. Bij het reserveren had ik duidelijk aangegeven geen vis door de Moksi Alesi te willen, maar in deze keuken zag ik toch echt vis. Het was al door de rijst geschept, dus dit konden we er ook niet meer uithalen. Een sprintje naar de tafel en de vraag: ”Wie eet er geen vis?” later heb ik nog 5 andere gerechten kunnen regelen voor deze anti-vissers. Je zult begrijpen dat het bedienen van een tafel met 17 hongerige wolven door slechts 1 persoon (die maar met twee borden tegelijk kan lopen) niet erg opschiet. Weer liep ik naar de keuken en bood ik aan te helpen. “Ik heb joar’n in de horeca warkt! Ik kan ook wel een bordje uitserveren.” De chef-kok/bediende vond dit geen goed idee. Toen ik het een tweede keer aanbood (ik raakte geïrriteerd van het tempo waarmee de borden op de tafels werden gezet) werd ze zelfs boos. “Nee!! Ik wil niet dat je meehelpt!” Oke oke, duidelijk. Toen de Moski Alesi ook nog eens niet te kanen was en iedereen elkaar met een vies gezicht aankeek was ik helemaal klaar met dit restaurant. Hier komen we dus niet meer! In de bus (die er deze keer wel stond) bood ik mijn excuses aan voor de lunch. Iedereen reageerde lief. “Jij kan er toch niets aandoen?!”

De rest van de middag verliep alles goed. Aan het eind van de dag werden de certificaten uitgedeeld en vulde iedereen het evaluatieformulier in. Na een opruim- en schoonmaaksessie van twee uur las ik deze thuis door. Iedereen had hoge cijfers gegeven, en er stond zelfs op één van de formulieren: ”Britt was perfect.” Mijn avond kon niet meer stuk. Uiteindelijk is alles goed verlopen en hebben de deelnemers weinig van mijn stress en alle noodoplossingen gemerkt. Claire zei het al: ”Als je een evenement in Suriname kan organiseren, kan je het overal.” Ik denk dat ze gelijk heeft!